Tugas 2. Semester 2 - Mail Merge

Kerjakan di Weblog Anda masing-masing dengan segala aturan yang sudah diajarkan oleh SUHU PSPB RONGGOLAWEZ21 !!!

1. Definisi Mail Merge ?
2. Sebutkan dan jelaskan 3 (tiga) unsur pokok Mail Merge !
3. Sebutkan dan jelaskan tentang Database !
4. Manfaat Database ?
5. Contoh-contoh software aplikasi pembuat data berbasis Database !  Minimal 5.
6. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat dokumen bergaya Mail Merge !
7. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Main Document (Master Surat) dalam Mail Merge !
8. Sebutkan dan jelaskan prosedur membuat Data Source (Source Data) dalam Mail Merge !
9. Jelaskan mengapa harus terlebih dahulu membuat Main Document dalam Mail Merge !?
10. Jelaskan prosedur Merger "Main Document" dengan "Data Source" dalam Mail Merge !
11. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni :  Pertama, membuat Data Source dahulu;  Kedua, membuat Main Document;  Ketiga, menggabungkan keduanya ?  Jelaskan dong !
12. Dalam proses membuat Dokumen Mail Merge, bisa apa tidak langkahnya diubah yakni :  Pertama, menggabungkan Main Document dengan Data Source;  Kedua, membuat Main Document; Ketiga, membuat Data Source ?  Jelaskan lagi dong dong ah !
13. Bagaimanakah prosedur menyimpan secara aman atas Dokumen Mail Merge yang dibuat ?
14. Jelaskan, apa ekstensi file yang berupa Dokumen Mail Merge !
15. Bagaimanakah cara mengenali suatu Dokumen yang sudah dibuat dan disimpan di suatu Drive, misalnya Drive D ? Jelaskan !
16. Bagaimanakah cara membuka Dokumen Mail Merge yang sudah disimpan di suatu Drive ?
17. Bisa diedit apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ?  Jelaskan dong caranya !
18. Bisa dicopy apa tidak ,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ?  Jelaskan dong caranya !
19. Bisa dihapus apa tidak,"Dokumen Mail Merge" yang sudah tersimpan di suatu Drive ?  Jelaskan dong, mengapa menghapusnya ?
20. Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software Aplikasi, apa namanya ?
21. Software apa sajakah  yang menjadi saudara/saudari dari software Microsoft Word ?
22. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya masuk rumpun apakah ?  Nama Perusahaan Produsennya ? Alamatnya termasuk Websitenya ?
23. Software Microsoft Word dan Saudara/Saudarinya,  termasuk Open Source Software  (Free Program) ataukah Close Source Software (Paid Program) ? Jelaskan!
24. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Software "Ms Excel, Ms Power Point, Ms Outlook, dan Ms Publisher  ?  Mengapa demikian ?
25. Bisakah Dokumen Mail Merge dibuat melalui Website Blogspot dan yang sejenisnya ? Mengapa demikian ?
26. Sebutkan dan jelaskan manfaat membuat Dokumen Mail Merge ! Minimal 3.
27. Dokumen Mail Merge yang sudah dibuat, apakah akan dicetak seluruhnya ? Mengapa demikian ?
28. Bagaimanakah cara mencetak Dokumen Mail Merge ?
29. Bisakah, Dokumen Mail Merge diconvert (diubah) dalam tampilan Dokumen Bergaya PDF ?
30. Jelaskan, apakah PDF itu ?
31. Apa kepanjangan PDF itu ?
32. Apa tujuan membuat Dokumen PDF ?
33. Dengan software apakah, bisa mengubah Dokumen Mail Merge ke dalam PDF Mail Merge ?
34. Gratis ataukah Berbayar,"Software Creator PDF" itu  ? Bilamana gratis, silahkan Free Download, di manakah untuk mendapatkannya. Bilamana sudah mendapatkannya, silahkan diinstallkan ke dalam Komputer Anda !  Bilamana Berbayar, beli di manakah ? Silahkan beli, kalau memang ingin membelinya !
35. Sebutkan dan jelaskan Keunggulan dan Kelemahan Software "Open Source"  dan Software "Close Source" ?

Selamat mengerjakan !   Pelajar Sejati, Perjuangannya ? Berkelanjutan !   Pelajar Semelekete, Perjuangannya ? Berhenti !

 

JAWABAN:

1. Mail merge , merupakan salah satu fasilitas yang ada pada microsoft word yang sangat berguna bagi kita ketika membuat sebuah data yang memiliki format yang sama tapi memiliki beberapa data yang berbeda dan banyak. contoh sederhana ketika kita membuat sebuah undangan. undang mempunya format yang sama, misalnya pada bagian hari, tanggal, dan acara. sedangkan data yang berbeda misalnya nama yang diundang, dan juga alamat yang diundang. seperti contoh di bawah ini.

2. Database bisa dikatakan sebagai suatu kumpulan dari data yang tersimpan dan diatur atau diorganisasikan sehingga data tersebut bisa diambil atau dicari dengan mudah dan efisien. Ada tiga sampai empat tahapan yang harus dilakukan pada saat bekerja menggunakan fasilitas Mail Merge, yaitu tahapan.a. Membuat dokumen dalam bentuk kata isian.b. Membuat tabel database.c. Mengisi database.d. Menggabungkan file. Database (Bahasa Inggris), atau sering pula dieja basisdata, adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut sistem manajemen basis data (database management system, DBMS). Sistem basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

3. Istilah "basis data" berawal dari ilmu komputer. Meskipun kemudian artinya semakin luas, memasukkan hal-hal di luar bidang elektronika, artikel ini mengenai basis data komputer. Catatan yang mirip dengan basis data sebenarnya sudah ada sebelum revolusi industri yaitu dalam bentuk buku besar, kwitansi dan kumpulan data yang berhubungan dengan bisnis(Cara JADUL).

Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data. Model yang umum digunakan sekarang adalah model relasional, yang menurut istilah layman mewakili semua informasi dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan dimana setiap tabel terdiri dari baris dan kolom (definisi yang sebenarnya menggunakan terminologi matematika). Dalam model ini, hubungan antar tabel diwakili denga menggunakan nilai yang sama antar tabel. Model yang lain seperti model hierarkis dan model jaringan menggunakan cara yang lebih eksplisit untuk mewakili hubungan antar tabel.

Istilah basis data mengacu pada koleksi dari data-data yang saling berhubungan, dan perangkat lunaknya seharusnya mengacu sebagai sistem manajemen basis data (database management system/DBMS). Jika konteksnya sudah jelas, banyak administrator dan programer menggunakan istilah basis data untuk kedua arti tersebut.
4. Manfaat Database
Selain sebagai pengolah data, Database juga digunakan untuk:
a. Menciptakan integrasi antar komputer bahkan antar devisi.
b. Mempermudah sharing data antar pengguna yang memiliki otoritas.
c. Mudah memodifikasi informasi yang ada.
d. Mengurangi adanya data ganda.
e. Data terpusat dan mudah dikelola.
5. Contoh-contoh dari aplikasi database engine misalnya seperti:
SQL Server, dibuat oleh Microsoft.
MS Access, dibuat oleh Microsoft.
Oracle Database, dibuat oleh Oracle.
MySQL, dibuat oleh MySQL AB.
Firebird, dibuat oleh komunitas open source berdasarkan dari kode Interbase.
PostgreSQL, dibuat oleh komunitas open source.
DB2, dibuat oleh IBM.
Masih banyak lagi sederet nama database engine yang ada di dunia ini. Anda bisa mencarinya dengan keyword ‘database engine’ atau ‘database server’.
6. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

* Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu: Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
* Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

* Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu: Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru.
* Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
* Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain.
Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge adalah sebagai berikut:

1. Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Surat.
2. Buat dokumen master surat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Surat.
Beri jarak untuk menaruh nama dan alamat.
Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

3. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge.
4. Selanjutnya kita akan memilih data source.
5. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.
6. Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Surat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table.
7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua

7. Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK.
8. Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya.
9. Taruh di kursor di bawah tulisan Kepada Yth., kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama.
10. Lakukan juga hal yang sama pada Alamat dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini.
Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua <>.
11) Tidak bisa, Karena prosedur pembuatan Mail Merge tersebut sudah ditetapkan seperti itu. Jadi sudah tidak bisa dirubah lagi. Apabila itu dirubah, maka akan terjadi kesalahan atau error.
12) tidak bisa karena kita harus membuat main document dan data source terlebih dahulu baru keduannya digabunggkan menjadi satu.

13. Klik icon save – ketik nama file dari mail merge – klik save – hasil penyimpanan di cut ke folder yang telah disediakan

15. klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali
16. klik kanan pilih dan klik explore – klik my computer – klik drive D – carilah file hasil pembuatan dokumen dan klik 2 kali
17. bisa. klik drive – klik 2 kali dokumen mailmerge – edit sesuka hati
18. bisa. Klik drive - klik kanan dokumen mailmerge – pilih dan klik copy – masuk
Kedalam drive yang akan ditempatkan atau masuk pada Ms. word –klik kanan paste
19. bisa. Klik drive – klik kanan dokumeen mailmerge – pilih dan klik delete
20. microsoft outlook
21 microsoft excel, power point, access, publisher, outlook dan lainn-lain
22 microsoft office, produsennya adalah microsoft coorporation
23 open source software karena tersedia dalam bentuk kode sumber yang kode sumber dan hak-hak tertentu lainnya yang biasanya disediakan untuk hak cipta pemegang disediakan di bawah lisensi perangkat lunak yang memungkinkan pengguna untuk mempelajari, mengubah, dan meningkatkan kinerja perangkat lunak. Open source licenses often meet the requirements of the Open Source Definition . lisensi Open source sering memenuhi persyaratan Definisi Open Source
24. tidak bisa karena Ms.Excel, Ms. Power point , Ms Outlook, dan Ms Publisher bukan program pengolah kata sedangkan mailmerge merupakan pengolah kata
25. tidak bisa karena program tersebut khusus untuk microsoft word
26. 1. Mudah dan cepat dalam meembuat undangan
2. tidak memakan banyak waktu
3. Tidak melelahkan tangan
27 ya karena setiap dokumen mempunyai beberapa perbedaan di mail margenya contohnya adalah Nama, alamat, ttl, Dan lain-lain
28 Klik copy paste dokumen mail merge dan letakkan di Ms.Word. Kemudian tekan Ctrl-P dan tentukan halaman dan bayak halaman yang diprint. Klik OK Sebelumnya hidupkan dulu mesin Printnya
29. BISA
30. PDF Adalah sebuah format berkas yang dibuat oleh Adobe System pada tahun 1993 untuk keperluan pertukaran dokumen digital
31. PDF (PORTABLE DOKUMENT FORMAT)
32 Tujuan BUAT dokumen PDF :
PDF/X. Standard ini merupakan sub-bagian dari format PDF yang digunakan oleh industri percetakan.
PDF/E. Kalo format PDF yang satu ini khusus ditujukan untuk enginer atau teknisi.
PDF/A. Standard ini khusus ditujukan untuk dokumen-dokumen yang akan dijadikan arsip.
PDF/UA. Saat tulisan ini dibuat... konon... standard yang satu ini masih dalam tahap drafting atau perancangan. Standard ini dibuat dengan tujuan untuk membuat format PDF yang Universal.

33. Software dari Microsoft word

34. Dengan cara membeli di vendor distributor center bias di Surabaya atau Jakarta
35. Beberapa kelebihan penggunaan software opensource yang telah banyak dikenal adalah :-Dapat melihat Source Code-Modifikasi dan distribusi ulang source code-Memungkinkan tidak tergantung pada satu vendor-Tidak menggunakan format data yang proprietary-Memungkinkan integrasi antar produk-Mengurangi biaya lisensi software
Selain itu ada beberapa hal yang menjadi penghambat penggunaan software open source pada sebuah organisasi. Hal yang terutama adalah tidak adanya bentuk support sales, marketing dan hal-hal yang mendukung penjualan. Hal ini biasanya menjadi pertimbangan bagi sebuah organisasi untuk mengimplementasikan software opensource. Namun sekarang ini perusahaan besar seperti IBM dan HP membundling produk opensource dengan produk close source mereka. Seperti Websphere dengan Apache, Oracle dengan Linux, SAP dengan MySQL. Software opensource di pasarkan dan di jual dengan cara yang berbeda. Namun justru hal tersebut menjadi kekuatan opensource. Secara terpisah sofwtare opensource mempunyai price/performance terbaik di kelasnya. Secara bersama-sama software opensource menawarkan solusi yang terintegrasi. Software opensource telah membuktikan keunggulan di bandingkan close source dengan metode pengembangan dan pengujian yang unik. Keunggulan close open sourtce aman dari penjarahan orang lain dan kelemahannya jarang diminati oleh banyak orang

MIDDLE TEST SEMESTER II 2010/2011

Lesson               : ICT                         Day/Date   : Wednesday, 15 03 2011

Class/Program   : X/Core                     Session    : 02

Semester           : 2 (Even)                   Hour        : 08.40 – 10.10

Name                : Ananda Aratiamaina A.

Please answer the following question, short and right ! Please use Full English Version !

Question :

1.       Please, specify and each function about all the members of Microsoft Office 2007 !

2.       Please, specify and each function about all the members of Pull Down Menu in Ms Word 2007 !

3.       Please, specify and function of Office Button in Ms Word 2007 !

4.       Please, specify all the members of View Menu in Ms Word 2007 !

5.       Please, specify of advantage of Managing Files in Ms. Word 2007 !

Answer.

1. ~ Microsoft Office Excel 2007 to analyze your business information, create worksheets, and tracktime,costs, resources, and people
~ Microsoft Office Word 2007 to create, manage, store, and convert documents
~ Microsoft Office Publisher 2007 to produce professional publications
~ Microsoft Office Outlook 2007 with Business Contact Manager to manage customers, contacts, and sales
~ Microsoft Office PowerPoint 2007 to create dynamic sales presentations
~ Microsoft Office Accounting Express 2008 to save time, organized, and do business online with a complete accounting solution for small businesses
~ Microsoft Access 2007 to create a database and then filter, sort, form a graph, and visualize business information
~ InfoPath 2007 to lower the cost of transaction execution and business process technology with advanced electronic form
~ Communicator 2007 to communicate more easily with colleagues and clients in locations and different time zones using a variety of communication techniques that include instant messaging, voice, and video
~ Groove 2007 to collaborate with others in a dynamic in a single workspace that unites all members of the team, tools, documents, and information
~ OneNote 2007 to gather and organize handwritten notes, audio and video recordings, Web research, screen clippings, pictures, etc. all in a single location.

2. Pull down menu
Find, find text in the document
Go to, navigate to specific place in the document
Select Object, Change to the selection cursor, so that you can select and
move ink and other objects in the document

3. a. New, to make a new document
b. Open, to open a document
c. Save, to save an updated document
d. Save as, to save an unnamed document or to save an old document with a new name
e. Print, print a document
f. Prepare, to prepare a document to be distributed
g. Send, to send a document to another person
h. Publish, to distributed a document to another person

4. Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline, Draft, Zoom, 100%, One Page,Two Pages, Page Width.

5. To Make documents such as, letters, reports, and booklets.

Evaluation of Chapter 4

A. Multiple Choise

1. C
2. D
3. E
4. A
5. B
6. A
7. B
8. C
9. A
10. A 

B. Essay

1. Write down the abbreviation and the functions of autoexec.bat.!
2. Explain the steps to copy a folder or a file!
3. Explain the steps to set a printer!
4. Write down the abbrevation of : a) AGP  b) POST  c) AFM  d) RAM
5. What do you know about file with .com extension?

 Answer :
1. autoexec.bat is a system file found originally on DOS-type operating systems. It is a plain-text batch file that is located in the root directory of the boot device. The name of the file stands for "automatic execution", which describes its function in automatically executing commands on system startup; the portmanteau was coined in response to the 8.3 filename limitations of the FAT file system family.


2. a. Search the folder or an external stroage device where your data is in
    b. Right click the data to be copied
    c. Click COPY to copy data or click CUT to move the data
    d. Right click on the folder to place the copy result of the data
    e. Click PASTE
    f. Wait until the process is done which is shown by the ending of paper animation which moves from one     folder to another

3. a. Click START MENU
    b. CONTROL PANEL choose CLASSIC VIEW
    c. Choose PRINTER
    d. Choose the printer to be adjusted and right click the printer's icon
    e. Choose PRINTING PREFERENCES, and then select FEATURES

4. a. AGP (Accelarted Graphics Port)
    b. POST (Power On Self Test)
    c. AFM ( Adobe Font Mertics)
    d. RAM ( Random Acces Memory)

5. The file name extension .com has been used in various computer systems for different purposes. Originally, the term stood for "Command file" and was a text file containing commands to be issued to the operating system.

Mutiara

Kendati jalan yang mesti engkau lewati sangat keras dan terjal

Ketika sayap-sayapnya merangkulmu, maka berserah dirilah padanya

Sekalipun pedang-pedang yang bersemayam di balik sayap-sayap itu barangkali akan melukaimu

Ketika ia bertutur kepadamu, maka percayalah padanya

Walaupun suaranya akan memporaporandakan mimpi-mimpimu laksana angin utara yang meluluh-lantakkan tetanaman

Cinta akan memahkotai dan menyalibmu

Menyuburkan dan mematikanmu

Membubungkanmu terbang tinggi, mengelus pucuk-pucuk rerantinganmu yang lentik dan menerbangkanmu ke wajah matahari

Namun cinta juga akan mencekik dan menguru-uruk akar-akarmu sampai tercabut dari perut bumi

Serupa dengan sekantong gandum, cinta menyatukan dirimu dengan dirinya

Melolosmu sampai engkau bugil bulat

Mengulitimu sampai engkau terlepas dari kulit luarmu

Melumatmu untuk memutihkanmu

Meremukkanmu sampai engkau menjelma liat

Lantas,

Cinta akan membopongmu ke kobar api sucinya

Sampai engkau berubah menjadi roti yang disuguhkan dalam suatu jamuan agung kepada Tuhan

Cinta melakukan semua itu hanya untukmu sampai engkau berhasil menguak rahasia hatimu sendiri

Agar dalam pengertianmu itu engkau sanggup menjadi bagian dari kehidupan

Jangan sekali-kali engkau ijinkan ketakutan bersemayam di hatimu

Supaya engkau tidak memperbudak cinta hanya demi meraup kesenangan

Sebab memang akan jauh lebih mulia bagimu

Untuk segera menutupi aurat bugilmu dan meninggalkan altar pemujaan cinta

Memasuki alam yang tak mengenal musim

Yang akan membuatmu bebas tersenyum, tawa yang bukan bahak, hingga engkaupun akan menangis, air mata yang bukan tangisan

Cinta tak akan pernah menganugerahkan apa pun kecuali wujudnya sendiri

Dan tidak sekali-kali menuntut apapun kecuali wujudnya sendiri itu pula

Cinta tidak pernah menguasai dan tidak pernah dikuasai

Lantaran cinta terlahir hanya demi cinta

Manakala engkau bercinta, jangan pernah tuturkan “Tuhan bersemayam di dalam lubuk hatiku.”

Namun ucapkanlah “Aku tengah bersemayam di dalam lubuk hati Tuhan.”

Jangan pula engkau mengira bahwa engkau mampu menciptakan jalanmu sendiri.

Sebab hanya dengan seijin cintalah jalanmu akan terkuak

Cinta tidak pernah mengambisikan apapun kecuali pemuasan dirinya sendiri

Tetapi bila engkau mencintai dan terpaksa mesti menyimpan hasrat, maka jadikanlah hasratmu seperti ini:

Melumatkan diri dan menjelma anak-anak sungai yang gemericik mengumandangkan tembang ke ranjang malam

Memahami nyerinya rasa kelembutan

Berdarah oleh pandanganmu sendiri terhadap cinta

Menanggung luka dengan hati yang penuh tulus nan bahagia

Bangkit di kala fajar dengan hati mengepakkan sayap-sayap

Dan melambaikan rasa syukur untuk limpahan hari yang berbalur cinta

Merenungkan muara-muara cinta sambil beristirahat di siang hari

Dan kembali di kala senja dengan puja yang menyesaki rongga hati

Lantas, engkaupun berangkat ke peraduanmu dengan secarik doa

Yang disulurkan kepada sang tercinta di dalam hatimu

Yang diiringi seuntai irama pujian yang meriasi bibirmu.

Final Evaluation

A. Multiple Choice

1.  A
2.  B
3.  C
4.  B
5.  B
6.  E
7.  A
8.  D
9.  E
10.  D
11.  A
12.  C
13.  E
14.  A
15.  D
16.  E
17.  B
18.  C
19.  C
20.  E
21.  A
22.  B
23.  D
24.  B
25.  B
26.  D
27.  A
28.  B
29.  B
30.  C
31.  E
32.  A
33.  A
34.  B
35.  C

Evaluation Of Semester 2

A. Multiple Choice

1.  A
2.  E
3.  A
4.  D
5.  B
6.  C
7.  A
8.  C
9.  C
10.  A
11.  C
12.  A
13.  A
14.  C
15.  A
16.  A
17.  D
18.  A
19.  B
20.  B
21.  D
22.  D
23.  C
24.  A
25.  D
26.  A
27.  C
28.  A
29.  B
30.  A

B. Essay

1.Explain how to change a desktop background !

• On the perzonalization page, choose desktop background.

2. What is the use of a screen saver ?

• Screen saver is to protect the screen from electron that jumpsin high speed because of the magnetic and electric field effect inside the monitor tube. 

3. Name and explain briefly the device that can enhance the picture quality in monitor !
a. Motherboat type
b. VGA (Vidio Grapich Adaptor) type, AGP, PCL Expres
c. Processor type (Central Processing Unit)
d. Memory Type
e. Monitor type

4. What is the advantage of managing file ?
useful file management for managing files you want to set, for files that set it apart and could not neatly.
the information will be saved in a storage device. the collected information or data is called a file.
If there are too many in the computer, it will be hard to search or to identify those files. therefore, it is important to organize files in the computer, by using the file maneger.
useful file management for managing files you want to be set for files that do not fall apart and set it to cleanly and safely

5. How to cancel a deletion in the Recycle Bin ?

•  Choose the Recycle Bin icon on the Folder panel
• Chose the file or folder to cancel the delection.
• Next, from the menu abobe choose Restore this item or by right clicking the file, choose Restore.

6. Name and explain briefly about the the control size buttons !

•  Add Hardware =>To install hardwares that do not support plug and play. 
• Autoplay => To run an application from CD, DVD, or flash disk that is inserted to a computer. 
• Date and Time => To set the date and time on a computer. 
• Device Manager => To set the connected hardwares on he computer. 
• Folder Optons => To adjust te appearance of a folder. 
• Fonts => To set the installed fonts on a computer. 
• Game Controllers => To set a joystick. 
• Internet Options => To set the Internet Explorer application. 
• Keyboard => To set a keyboard. 
• Mouse => To set  a mouse. 
• Personalization => To set the screen or desktop.

7. What is the Print Preview icon for ?
Seeing the look of the document that will be in print

8. What icon is used for writing mathematical equations or formulas ?

Equation tools

9. Describe the steps to create page numbers !

• Click the Insert tab.
• Click Page Numbers until the page number location option appears.
• From those options, we determine the page number position, for example to put the page number on the bottom of the page, choose the Bottom of Page (Footer). Then, choose the preferred format.
• To set the number format, click the Insert tab then click Page Numbers then choose the Format Page Number icon until the Page Number Format dialog box appears.
• To choose the numbering format, click the arrow below the Number Format and set the numbering format.
• Click the OK button to close the Page Number Format dialog box.
• Click OK to finish the page number and its format setting.
  

10. how to set a distance among sentences ?

• Select the text to be set.
• Click on the Home tab, choose the dialog box launcher on the Font group to show the Font diaolog box.
• Choose the Character Spacing. 
• Scale option is to set the scale to adjust the space among characters 
• Spacing option is to adjust the space among characters.
• Position option is to set the character position towards a line.

Chapter 5: Using Microsoft Word 2007 Word Processing Software

A. Multiple Choice

1. A
2. C
3. D
4. B
5. B
6. D
7. C
8. D
9. C
10. D

B. Essay

1. What is the difference between first line indent and hanging indent ?

Answer is . . . . 

- first line is to align according to preference, either letters or numbers on the first line of a word or a sentence  that has been blocked.
- Hanging indent is to align according to preference on the letter or number on the second line, third, and so on within a blocked sentence.

2. How to insert a new column in a table ?

Answer Is. . . . 

-  Place the cursor on the table that will be inserted a row
-  Click the layout tab, look in the rows and clumn group
-  If we are to insert a new row on top, then click the insert above, where are to insert a new line below, then click insert below.

3. a.) What is ribbon ?
    b.) Name part of the ribbon ?

Answer Is . . . . . .

    a.) a ribbon is an interface where a set of toolbars are placed on tabs in a tab bar.
    b.) The part of the ribbon is Home, Insert, Page Layout, Reference, Mailings, Review,, View.

4.) a.)  How to set the spacing in a script?
     b.)  Name type of script.

Answer is......

a.)  To set line spacing in a paragraph in Microsoft Word can be removed after they finish typing or when   prior to typing. If after typing a paragraph or do I block all scripts that want to set line spacing, then click on the small triangle icon seperpti in the picture below, underneath you will see several options the size of a space, there are a choice of 1, 1.5, 2, 2.5 , and 3, please select one.

b.)  Name type of script are  Meeting inviation, Letter of Offer Goods, Notice, Certificate, Certificate in the Field of Education and others.

Other answer version or complete version :

1. Word scirpt   
2. Letter script (single letter and mass letter or mail marge)
3. Brocure  script
4. Certivicate script
5. Notice script
6. Table scirpt
7. Grapihc script
8. Image script
9. Diagram script
10. Chart script
11. Word art script
12. Matematic script, especialy equation editor
13. Numerical script

 
5.  Explain briefly on how to make letter using the mail merge facility ?

Answer is......

- Open a new document, then click on the Mailing tab,
-Choose Start Mail Merge and click Letter
-Afterwards, you can make a mail merge main document as seen below.